Les archives : un travail titanesque pour répondre aux enjeux actuels
Depuis début 2024, le service des archives du Centre Hospitalier de Maubeuge est engagé dans une réorganisation profonde. Pilotée par Daphné, responsable du service, et portée sur le terrain par Jacqueline et Julien, cette dynamique s’inscrit dans la continuité du déménagement vers le nouvel hôpital que le service a rejoint en octobre dernier. Au-delà de cette dimension pratique, ce projet s’inscrit dans une volonté de modernisation de la gestion documentaire du CHM.
200 000 dossiers triés, conditionnés, transférés
L’une des premières grandes étapes a été franchie avec succès : l’ensemble des archives de l’ancien hôpital, situé boulevard Pasteur, représentant environ 200 000 dossiers patients actifs, ont été traités, préparés et transférés à la société AGS, partenaire de l’établissement pour l’archivage sécurisé. Ces dossiers restent consultables à tout moment si besoin. Ce travail colossal a été réalisé par les 3 professionnels des archives avec le soutien de la Direction des Ressources Humaines qui a repris le pilotage du dossier, mais également celui d’autres services comme le DIM, la DPQGR et les équipes de la manutention.
D’autres lieux de stockage encore actifs
Au-delà des 200 000 dossiers désormais externalisés, d’autres archives restent encore stockées sur plusieurs sites, comme par exemple à l’EHPAD du Moulin, au CMP de Ferrière-la-Grande ou au centre psy. Dans le cadre de la direction commune, deux salles situées au Centre hospitalier de Felleries-Liessies, abritent plus de 9 000 dossiers ; dont la majorité est arrivée en fin de durée légale de conservation. Ces documents feront l’objet d’une destruction, après validation institutionnelle par le DIM et la DRH puis par les Archives départementales, partenaires clés dans ce processus. Les dossiers encore actifs seront, quant à eux, déménagés dans le sous-sol du centre de psychothérapie, un espace d’archives historique qui a déjà bénéficié d’un travail d’archivage considérable mené par les équipes. À terme, l’ensemble des archives du CHM sera centralisé sur deux seuls sites : chez AGS et dans le sous-sol du centre de psychothérapie.
Cette stratégie s’inscrit dans le virage numérique engagé par l’établissement. En effet, la Direction des Systèmes d’Information va prochainement doter le service des archives du logiciel Virtual Archives, un outil qui permettra la gestion dématérialisée des documents produits à partir du logiciel Sillage. Cette évolution vise à améliorer la traçabilité, la sécurité et l’efficacité de la gestion documentaire.
Un Appel à Tous : Stop aux Dossiers Papier !
Dans cette dynamique, il est essentiel que chaque service s’inscrive dans une démarche responsable : la création de nouveaux dossiers papier doit être évitée autant que possible. Toute production documentaire doit être raisonnée, au profit des solutions numériques disponibles.
Le Passé Retrouvé
Au milieu des chantiers, quelques “pépites” historiques ont été redécouvertes : des registres médicaux datant de plus de 90 ans, témoins précieux de l’histoire du CHM. Un patrimoine qu’il convient de préserver pour maintenir le devoir de mémoire institutionnelle. Certaines de ces découvertes historiques seront conservées au coeur des archives départementales.
Organisation et Expertise
Derrière ces efforts, une équipe soudée et compétente. Le service des archives se distingue par une grande rigueur, une parfaite connaissance de la réglementation, et un sens du service qui bénéficie chaque jour aux équipes médicales et administratives.